Como evitar fraudes em reembolsos e cartões empresariais

A gestão de despesas corporativas é um pilar para a saúde financeira de qualquer negócio. Ela envolve processos, pessoas e, acima de tudo, confiança. Você confia que sua equipe usará os recursos da empresa de forma responsável, seja através de um adiantamento, de um reembolso ou do uso de um cartão corporativo. Mas, e quando essa confiança é quebrada?

O que acontece quando pequenas distorções, intencionais ou não, começam a aparecer nos relatórios de despesas? Um quilômetro a mais na rota, um almoço de fim de semana disfarçado de reunião de negócios, uma nota fiscal duplicada. Isoladamente, podem parecer insignificantes. Somados, no entanto, eles se transformam em um problema silencioso e corrosivo: as fraudes internas.

Essas práticas não apenas drenam recursos valiosos do seu caixa, mas também minam a cultura da empresa, geram desconfiança e criam riscos legais e fiscais que muitas organizações sequer percebem até ser tarde demais.

Entender como essas fraudes em reembolsos e no uso de cartões acontecem não é um exercício de pessimismo, mas sim um passo estratégico fundamental para blindar sua operação, proteger seus ativos e construir um ambiente de trabalho mais transparente e justo para todos.

Por que fraudes em reembolsos e cartões são um problema para empresas?

O impacto das fraudes corporativas vai muito além do valor desviado em uma nota fiscal adulterada. É um problema multifacetado com consequências que podem abalar as estruturas de uma organização.

O primeiro e mais óbvio é o prejuízo financeiro direto. Cada real desviado é um real que deixa de ser investido no crescimento do negócio, em inovação ou na valorização dos colaboradores. E os números são alarmantes.

Um relatório da PwC (“Global Economic Crime and Fraud Survey”) revelou que 51% das organizações no mundo foram vítimas de fraudes nos últimos dois anos. Para tangibilizar ainda mais, o “2024 Report to the Nations” da ACFE (Association of Certified Fraud Examiners) analisou mais de 1.900 casos reais e concluiu que as empresas perdem, em média, 5% do seu faturamento anual em fraudes. Globalmente, isso representa um prejuízo de mais de US$ 5 trilhões. Desse total, até 21% das fraudes estão ligadas diretamente ao reembolso de despesas corporativas.

Pense nisso: para uma empresa com faturamento anual de R$ 10 milhões, 5% representam uma perda de R$ 500 mil por ano. É um valor que poderia financiar um novo projeto, contratar mais pessoas ou expandir a operação.

Além do dinheiro, há o dano à reputação. Uma empresa conhecida por ter problemas com fraudes internas perde credibilidade no mercado, tanto com clientes quanto com investidores e parceiros. A percepção de falta de controle de despesas e governança pode afastar oportunidades valiosas.

Por fim, existe o impacto na cultura organizacional. Quando alguns colaboradores percebem que é possível burlar as regras sem consequências, cria-se um ambiente tóxico. A moral da equipe que age corretamente é afetada, a confiança entre gestores e liderados é quebrada e a produtividade geral pode cair. A cultura de compliance se enfraquece, abrindo portas para problemas ainda maiores.

Tipos mais comuns de fraudes em reembolsos e cartões

As fraudes podem ser sutis e criativas, mas geralmente se enquadram em algumas categorias bem conhecidas. Conhecê-las é o primeiro passo para saber o que procurar.

Análise de risco por método de pagamento

Fraude em reembolso por notas falsas ou duplicadas

Este é um dos métodos mais clássicos. O colaborador apresenta um recibo de uma despesa que nunca ocorreu, altera o valor de uma nota fiscal legítima para um montante maior ou simplesmente envia o mesmo recibo para reembolso mais de uma vez, contando com a falta de um controle eficiente.

Exemplo: Em uma viagem corporativa, o colaborador paga um jantar com a nota fiscal legítima, mas aproveita o fato de ter comido em grupo para solicitar o reembolso integral do valor, mesmo tendo dividido a conta com outros colegas. Em outra situação, ele pode pegar notas descartadas por terceiros em restaurantes ou postos de gasolina e usá-las para justificar despesas que nunca realizou.

Uso indevido de cartões empresariais

Aqui, o colaborador utiliza o cartão da empresa para despesas pessoais. Isso pode variar desde pequenas compras, como um café no fim de semana, até gastos maiores, como eletrônicos, assinaturas de serviços de streaming ou combustível para o carro particular.

A fraude ocorre quando essas despesas são deliberadamente classificadas como corporativas no relatório, na esperança de que passem despercebidas em meio a dezenas de outras transações.

Exemplo: Um colaborador pode abastecer seu veículo pessoal durante o final de semana e inserir a despesa como se fosse relacionada a uma visita a um cliente. Ou ainda, pode usar o cartão para pagar uma assinatura de música ou filmes e alegar que se trata de uma ferramenta de ambientação para eventos corporativos. 

Autorização irregular e bypass de política

O famoso “jeitinho”. Essa fraude acontece quando um colaborador ignora deliberadamente os fluxos de aprovação de reembolsos estabelecidos. Ele pode pedir a um colega do mesmo nível hierárquico para aprovar uma despesa que exigiria um diretor ou fracionar um gasto maior em vários recibos menores para ficar abaixo do limite que necessita de uma alçada superior.

Esse bypass de política é uma das fraudes internas mais perigosas, pois corrói a estrutura de governança da empresa.

Exemplo: Um funcionário precisa comprar um equipamento de R$ 3.000,00, mas a política exige aprovação de um diretor para valores acima de R$ 2.000,00. Ele combina com o fornecedor a emissão de duas notas de R$ 1.500,00, que são aprovadas por seu gerente direto, burlando a regra.

Acordo entre colaboradores e fornecedores

Esta é uma forma mais sofisticada e grave de fraude. O colaborador combina com um fornecedor a emissão de notas fiscais por serviços ou produtos que não foram entregues, ou com preços superfaturados. Em muitos casos, o valor excedente é repassado ao colaborador como uma espécie de comissão informal, ou ele pode receber vantagens pessoais que não aparecem nos registros da empresa, como brindes ou descontos exclusivos.

Exemplo: Um gerente de compras contrata uma gráfica para um serviço de R$ 5.000,00. Ele combina com o dono da gráfica a emissão de uma nota de R$ 8.000. A empresa paga o valor total, e o gerente recebe os R$ 3.000,00 “extras” do fornecedor

Como identificar sinais de fraude no dia a dia

A detecção de uma suspeita de fraude empresarial raramente acontece com uma única prova concreta. Geralmente, é um padrão de pequenas anomalias que, quando conectadas, revelam um problema maior. Fique atento a estes sinais:

Checklist de sinais de alerta:

• Despesas sempre no limite: Colaboradores que consistentemente apresentam despesas exatamente no teto permitido pela política.
• Recibos genéricos ou suspeitos: Notas fiscais sem CNPJ, com rasuras, escritas à mão de forma pouco clara ou de estabelecimentos incompatíveis com a atividade (ex: uma loja de eletrônicos para um “almoço com cliente”).
• Padrões de gastos incomuns: Aumento súbito nas despesas de um funcionário sem justificativa aparente, ou gastos realizados em fins de semana e feriados para funções que não exigem trabalho nesses períodos.
• Duplicidade de solicitações: Tentativas de reembolsar a mesma despesa mais de uma vez ou reembolsar um gasto que já foi pago diretamente com o cartão corporativo.
• Falta de comprovantes detalhados: Apresentação apenas do comprovante do cartão de crédito, sem a nota fiscal detalhada do estabelecimento, o que impede a verificação dos itens consumidos.
• Despesas fora de rota ou horário: Reembolsos de quilometragem ou alimentação em locais muito distantes da rota de trabalho programada para aquele dia.
• Resistência a novas tecnologias de controle: Colaboradores que se mostram muito resistentes à adoção de sistemas automatizados de gestão de despesas, preferindo o processo manual e em papel.

Dica do Especialista: Ter políticas bem definidas é essencial, mas só funciona se forem aplicadas com rigor e consistência. Um gestor pode analisar 10 relatórios com atenção, mas é humanamente impossível manter o mesmo nível em 100. É aí que a automação se torna uma aliada indispensável: ela garante que as regras sejam seguidas em escala, identificando em segundos anomalias que poderiam passar despercebidas na revisão manual.

Boas práticas para prevenir fraudes em reembolsos

A prevenção é sempre mais eficaz e barata do que a remediação. Construir uma defesa contra fraudes em reembolsos começa com a criação de processos claros e transparentes.

Políticas de despesas corporativas

A base de tudo é ter políticas internas claras, bem documentadas e comunicadas a todos. Esse documento não pode ser vago. Ele deve especificar:

• Quais despesas são reembolsáveis e quais não são.
• Os limites de gastos por categoria (alimentação, hospedagem, transporte).
• A documentação exigida para cada tipo de despesa (nota fiscal eletrônica, recibos detalhados).
• As regras para viagens, especificando: classe de voo, categoria de hotel e uso de aplicativos de transporte.
• O fluxo de aprovação de despesas, detalhando quais níveis de alçada são necessários para aprovar diferentes valores e categorias de gasto, garantindo que nenhuma despesa seja validada apenas por quem a realizou.

Adiantamentos

Adiantamentos são uma fonte comum de problemas, pois o dinheiro é liberado antes da comprovação do gasto. Se sua empresa precisa trabalhar com eles, estabeleça regras rígidas:

• Defina um prazo máximo para a prestação de contas após o uso do adiantamento.
• Exija que qualquer valor não utilizado seja devolvido imediatamente, especificando no regulamento interno como essa devolução deverá ser feita, para evitar problemas operacionais e fiscais.
• Monitore de perto os colaboradores que solicitam adiantamentos com frequência ou demoram para prestar contas.

Fluxos de aprovação de reembolsos/adiantamentos

Estabeleça um fluxo de aprovação com múltiplas alçadas. Uma despesa nunca deve ser aprovada apenas pela pessoa que a realizou. O ideal é que o gestor direto revise e aprove, e, dependendo do valor, uma segunda camada (diretoria ou financeiro) também valide. Isso cria um sistema de verificação dupla que inibe o bypass de política e possíveis fraudes.

Como aumentar a segurança no uso de cartões empresariais

Os cartões corporativos modernos oferecem uma camada extra de segurança se forem configurados corretamente. Eles são muito mais seguros do que reembolsos ou adiantamentos, pois o gasto é registrado em tempo real.

• Defina limites de gastos: Configure limites diários, semanais ou por transação para cada cartão.
• Restrinja categorias de uso: Bloqueie o uso do cartão em tipos de estabelecimentos que não têm relação com a atividade da empresa (como casas de apostas, bares ou lojas de artigos de luxo). Ou configure o cartão para uso exclusivo em uma categoria de estabelecimento, por exemplo, ferramentas de anúncios online.
• Defina dias e horários de uso: Limite a utilização do cartão a determinados dias da semana e faixas de horário, como de segunda a sexta-feira, das 9h às 18h, para evitar gastos fora do expediente ou sem relação com o trabalho.
• Use cartões virtuais: Para compras online e assinaturas, utilize cartões virtuais. Eles podem ser criados para uma única transação ou para um fornecedor específico, com um limite e data de validade definidos, reduzindo drasticamente o risco de clonagem e uso indevido.
• Monitore em tempo real: Utilize plataformas que permitam ao time financeiro visualizar as transações assim que elas acontecem, e não apenas no fechamento da fatura.

A combinação dessas práticas transforma o cartão de uma potencial vulnerabilidade em uma poderosa ferramenta de prevenção de fraudes.

Para uma visão mais completa, veja também o post Cartão Corporativo: Como escolher, usar e controlar gastos.

Ferramentas digitais e automação para detecção e prevenção

Confiar apenas na revisão manual de centenas de notas fiscais é uma receita para o fracasso. O olho humano cansa, comete erros e simplesmente não consegue cruzar informações na velocidade e escala necessárias. É aqui que a tecnologia se torna sua maior aliada.

Plataformas de gestão de despesas, como o PagCorp, automatizam o trabalho pesado e trazem uma inteligência que seria impossível de replicar manualmente.

Controle automatizado de recibos e despesas

Sistemas modernos utilizam tecnologia para ler automaticamente as informações das notas fiscais enviadas por foto. A plataforma extrai o valor, data, CNPJ do fornecedor e categoria do gasto, preenchendo o relatório de despesas de forma automática.

Isso não só economiza tempo, mas também cruza dados para identificar duplicidades instantaneamente. 

Análises e bloqueios automáticos

A automação permite criar regras personalizadas que funcionam como um vigilante 24/7. Você pode configurar o sistema para:

• Bloquear gastos fora do horário de trabalho ou em fins de semana.
• Permitir transações apenas em categorias de comerciantes autorizadas.
• Sinalizar despesas em duplicidade, compra de itens não permitidos (por exemplo, bebidas alcoólicas) e comprovantes com valores divergentes da transação.
• Bloquear despesas acima do limite pré-aprovado na política da empresa.

Essas análises e bloqueios automáticos permitem que o time financeiro atue de forma proativa, questionando uma despesa suspeita minutos após ela ocorrer, e não semanas depois.

Integração com ERPs e plataformas de gestão

A verdadeira força da automação está na integração. Uma boa solução de gestão de despesas não funciona isoladamente. Ela se integra ao sistema de gestão (ERP) da sua empresa, centralizando todas as informações financeiras.

Isso garante que os dados de despesas sejam conciliados com a contabilidade, eliminando a necessidade de digitação manual e reduzindo o risco de erros que podem levar a problemas de segurança fiscal. Ao centralizar o controle de cartões, reembolsos e pagamentos em um só lugar, você ganha uma visão 360º da saúde financeira e dos padrões de gastos da sua equipe.

Como estruturar políticas internas e treinar equipes para reduzir riscos

A melhor tecnologia do mundo não será suficiente se sua equipe não entender as regras do jogo. A prevenção de fraude é um esforço que combina processos, ferramentas e, fundamentalmente, pessoas.

1. Crie um manual de políticas: Documente tudo o que foi discutido: limites, categorias permitidas, fluxos de aprovação, prazos. Use uma linguagem simples e direta, com exemplos práticos.
2. Comunique de forma ampla: Não basta publicar o manual em um canal interno da empresa. Realize reuniões de apresentação, grave vídeos explicativos e mantenha canais abertos para que os colaboradores tirem dúvidas. Todos, do estagiário ao diretor, precisam conhecer e seguir as regras.
3. Treinamento contínuo: Realize treinamentos periódicos, especialmente durante o onboarding de novos funcionários. Reforce a importância do compliance não como uma burocracia, mas como um pilar da cultura da empresa.
4. Liderança pelo exemplo: A adesão às políticas deve começar de cima. Quando os líderes seguem rigorosamente as regras, eles enviam uma mensagem poderosa para toda a organização.

O que fazer em caso de suspeita ou confirmação de fraude

Mesmo com as melhores práticas, uma suspeita de fraude empresarial pode surgir. A forma como você lida com a situação é crucial para mitigar danos e reforçar a cultura de integridade.

1. Aja com discrição: Não faça acusações públicas. Inicie uma investigação interna de forma sigilosa para não alertar o suspeito e não criar pânico na equipe.
2. Colete evidências: Reúna todos os documentos relevantes: relatórios de despesas, notas fiscais, logs do sistema, extratos de cartão. Documente cada passo da investigação.
3. Envolva os setores corretos: Consulte o departamento de RH e o jurídico da empresa. Eles fornecerão a orientação correta sobre os próximos passos, garantindo que todas as ações estejam em conformidade com a legislação trabalhista.
4. Conduza a conversa: Se as evidências forem fortes, o RH deve conduzir uma conversa com o colaborador, apresentando os fatos de forma objetiva.
5. Tome uma decisão: Com base na gravidade da fraude, nas evidências e na orientação jurídica, a empresa tomará a decisão apropriada, que pode variar de uma advertência formal ao desligamento por justa causa e, em casos graves, ações legais.

Conclusão: cultura de compliance e prevenção como vantagem competitiva

Evitar fraudes em reembolsos e no uso de cartões não é apenas sobre economizar dinheiro. É sobre construir uma empresa mais forte, resiliente e confiável.

Uma cultura de compliance robusta, apoiada por políticas claras, treinamento constante e tecnologia de ponta, transforma a gestão de despesas de um centro de custo vulnerável em um diferencial estratégico. Ela promove a transparência, aumenta a eficiência operacional e protege a reputação que você trabalhou tanto para construir.

Ao adotar uma postura proativa, você não está apenas combatendo as fraudes financeiras; está investindo na integridade e no futuro sustentável do seu negócio.

Se você busca uma solução completa para modernizar sua gestão de despesas e fortalecer sua estratégia de prevenção, conheça o PagCorp e descubra como podemos ajudar a sua empresa a alcançar um novo patamar de segurança e controle.